Stefanini Locadora integra contratos, faturamento e análise da operação com LOC1 e SAP

A Stefanini Locadora é uma unidade de negócio do Grupo Stefanini, grupo automotivo com atuação consolidada no centro-leste do estado de São Paulo. Com lojas em Americana,Piracicaba e Indaiatuba, a companhia atende todo o estado com serviços de terceirização de frotas e carros por assinatura.

Desde 2020, a Stefanini Locadora utiliza o LOC1 integrado ao SAP para gerir a locadora de ponta a ponta.

O uso da solução vai da gestão dos contratos aos controles fiscais e tributários. Passando por faturamento, financeiro, contabilidade, processos operacionais e acompanhamento analítico da rentabilidade ao longo do tempo.

Essa é uma história de sucesso, pois, antes do LOC1, a Stefanini Locadora operava com um sistema voltado à locação e outro voltado aos controles contábeis e financeiros. Ou seja, no meio do caminho, faltava integração – exportação de relatórios, planilhas e muito retrabalho.

Confira, a seguir, um detalhamento de como o sistema LOC1 impactou positivamente o negócio!

O desafio: sair dos controles paralelos e fazer uma gestão integrada, à altura do sucesso do negócio

Segundo Diogo Giraldi, gerente geral da Stefanini Locadora, o principal problema do modelo anterior era a fragmentação da operação.

A locadora precisava administrar os contratos em um sistema e, depois, levar as informações para outro ambiente para concluir o fechamento financeiro e contábil. “Nosso desafio era ter um sistema que já fosse completo”, conta o executivo.

Na prática, isso significava depender de lançamentos e conciliações manuais. Também trabalhar com mais lentidão para fechar resultados, e com maior exposição a falhas operacionais.

Para uma companhia com contratos longos, ativos em grande volume e necessidade de controle rigoroso, esse desenho já não fazia sentido.

A virada veio quando a Stefanini Locadora conheceu a proposta do LOC1 integrado ao SAP. Ali apareceu o que faltava: uma estrutura única para a gestão da locadora, com reflexos automáticos nas áreas financeira e contábil.

A solução: LOC1 integrado ao SAP para ganhar segurança operacional

Na avaliação de Diogo Giraldi, a integração com o SAP resolveu a principal dor da locadora. Isso porque as operações passaram a ser registradas de forma conectada, sem depender de exportações de arquivos, digitação duplicada ou ajustes posteriores.

“Qualquer operação que é feita dentro do LOC1 automaticamente já é contabilizada no SAP”, afirma Giraldi.

O efeito foi duplo. De um lado, a empresa ganhou velocidade para enxergar o resultado da operação. De outro, reduziu drasticamente o espaço para erro humano.

Em um negócio que convive com forte exigência de governança, isso teve peso decisivo.

O executivo conta que a escolha do LOC1 também teve relação com a segurança do processo. A intenção era ter uma operação mais “controlada”, com menos margem para soluções improvisadas no dia a dia. “Com a vinda do sistema, isso ficou bem travado. Hoje não há espaço para erros”.

Faturamento sob controle e visão rápida dos contratos com LOC1 integrado ao SAP

Entre os recursos que mais se destacam no uso diário, Diogo Giraldi aponta o painel de faturamento. Foi ele que concentrou uma parte relevante do ganho operacional, pois passou a dar visibilidade clara sobre contratos faturados, pendências e atrasos.

“Hoje eu vejo o painel de faturamento como a principal ferramenta do sistema”, pontua.

Esse controle ficou ainda mais relevante porque a Stefanini Locadora trabalha com modalidades diferentes de contrato. Há, por exemplo, o carro por assinatura, com lógica pré-paga; e a terceirização de frotas, com dinâmica distinta de cobrança.

Ao longo do tempo, a companhia solicitou adaptações para que o sistema LOC1 refletisse essas particularidades.

O ponto central, porém, não está apenas em registrar contratos. Está em medir resultados com rapidez.

Como explica Diogo, a integração entre a operação da locação e as áreas financeira e contábil permitiu acompanhar o desempenho de cada contrato. De forma muito mais ágil, inclusive em acordos com duração de dois ou três anos.

Além disso, a Stefanini Locadora desenvolveu uma camada analítica importante sobre o LOC1. Hoje, a companhia conta com relatórios personalizados, usados como base da gestão. Com isso, consegue atrelar placa, receita e despesa, aferindo resultado por veículo e por contrato.

LOC1 integrado ao SAP promove mais produtividade na operação enxuta da Stefanini Locadora

Os benefícios de contar com o sistema LOC1 integrado ao SAP também aparecem com clareza no fechamento mensal.

Atualmente, a Stefanini Locadora administra centenas de contratos com mais de 1,5 mil carros ativos. Mesmo com esse volume, o faturamento mensal é concluído em pouco tempo. “Em 3 horas a gente finaliza o faturamento do mês. Em 3 horas a gente fatura tudo. Lá atrás, eram dias”, conta Diogo Giraldi.

Para o gerente geral, esse salto está diretamente ligado à automação.

Com cerca de 15 usuários operando o LOC1 na empresa, a operação consegue se manter enxuta sem perder controle, velocidade ou profundidade analítica.

O sistema LOC1 evoluiu junto com a operação da Stefanini Locadora

Outro ponto relevante é que o projeto não ficou parado no desenho inicial. Ao longo dos anos, a Stefanini Locadora desenvolveu novas frentes sobre a base do LOC1 já implantada.

Uma delas foi a estrutura para gestão da venda do veículo no fim do ciclo da locação.

Com automações de estoque e mudança de status, o veículo disponível para venda passa a seguir um fluxo mais seguro. Desde a proposta comercial até o faturamento.

O sistema também passou a captar com mais detalhe a forma de pagamento, financiamento, entrada de usado na troca e demais condições da negociação.

Mais recentemente, a companhia também começou a explorar a API do LOC1 para conectar outros sistemas. Um dos exemplos já em funcionamento é a integração com um software de multas, que puxa dados de cliente, veículo e contrato.

Atendimento rápido e abertura para melhorias: o suporte da LOC1 faz a diferença na Stefanini Locadora

Diogo Giraldi também destaca a relação com o time da LOC1 como um fator importante no sucesso do projeto. Para ele, além de a área de suporte responder rápido, a LOC1 se mantém aberta a ajustes e melhorias ao longo da jornada.

“Esse é um ponto muito positivo: um retorno extremamente rápido em todos os chamados. E eles estão sempre abertos a fazer mudanças e melhorias”, comemora o executivo.

Você já conhece o software para gestão de locadoras de veículos da LOC1?

LOC1 Veículos e Mobilidade é o melhor sistema ERP para locadoras de veículos, frotas e mobilidade. Potencializado pelo SAP, ele oferece controle de manutenção, painel de frota, faturamento e gestão de contratos, incluindo aluguel tradicional e assinatura de veículos.

Com LOC1 Veículos e Mobilidade, sua locadora pode:

• automatizar o faturamento em lote;
• controlar regras contratuais;
• registrar todas as movimentações dos veículos;
• administrar ordens de serviço;
• acompanhar multas, fornecedores e processos de venda;
• operar com painéis de frota, manutenção e faturamento;
• e muito mais.

O ERP para locadoras LOC1 também fornece relatórios de rentabilidade e despesas por placa e por contrato, ampliando a capacidade analítica da operação.